Tổ chức sự kiện là quy trình thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội,…
Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:
- Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
- Sự kiện chính trị, sự kiện của Đảng và Nhà nước
- Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa
- Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
- Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
- Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
- Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…
Mục đích của tổ chức sự kiện thực chất là để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh dùng sự kiện để đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 giai đoạn
Trước sự kiện
Trước khi bắt đầu sự kiện chuyên viên tổ chức sự kiện cần thu thập những thông tin và yêu cầu sau của khách hàng:
- Nguyện vọng, mục tiêu của đơn vị muốn tổ chức sự kiện
- Các yếu tố cần thiết có thể tác động đến thành công của sự kiện
- Lên kế hoạch cụ thể về ý tưởng
- Vận chuyển thi công lắp đặt các hạng mục, trang thiết bị phục vụ cho sự kiện
- Thực hiện các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện
- Lên kế hoạch các phương án dự phòng cho sự cố
Trong sự kiện
Giai đoạn này bao gồm các công việc như:
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết
- Kiểm tra các hạng mục lần cuối, tổng duyệt chương trình
- Đón tiếp khách khai mạc sự kiện
- Quản lý theo dõi tiến độ cũng như điều phối sự kiện diễn ra đúng kịch bản
Sau sự kiện
- Xúc tiến truyền thông quảng bá thương hiệu trong sự kiện
- Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện
- Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất.