Hiện nay, bên cạnh những khái niệm hội nghị trực tuyến, họp online, video conference.., chúng ta còn được nghe thấy một khái niệm rất mới đó là Hybrid Event – Sự kiện kết hợp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Sự kiện Hybrid là gì và những lợi ích, ưu điểm của nó trong việc tổ chức một sự kiện.
Vậy sự kiện Hybrid là gì?
Hybrid Event tại Việt Nam được diễn giải bằng những cái tên như Sự kiện trực tuyến lai, Sự kiện kết hợp, Sự kiện hỗn hợp.
Sự kiện Hybrid, hiểu một cách đơn giản nhất là giải pháp kết hợp giữa việc tổ chức sự kiện trực tiếp thông thường và sự kiện ảo được kết nối trực tuyến (Virtual Event)
Đơn vị tổ chức vẫn thực hiện sự kiện trực tiếp của mình hoàn chỉnh với khán giả, nội dung, set up sân khấu, chương trình … và thêm một phần kết nối trực tuyến để nhiều người có thể tham gia và tương tác với sự kiện trực tiếp, bất kể họ ở đâu.
Điểm quan trọng nhất của một sự kiện Hybrid là mức độ tương tác, tạo điều kiện tham gia giữa khán giả trực tiếp và khán giả online, những người có thể đưa ra phản hồi trong thời gian đang diễn ra sự kiện. Để đưa người tham gia trực tuyến và trực tiếp của sự kiện cùng một cấp độ trải nghiệm như nhau, chúng ta cần áp dụng những nền tảng trực tuyến phù hợp như Livestream, Webinar, Video conference… để có thể kết nối giữa các điểm cầu với nhau.
Các yếu tố cần thiết để một sự kiện được gọi là Sự kiện Hybrid
- Có địa điểm tổ chức sự kiện như các sự kiện truyền thống, thông thường số lượng người tham gia không quá đông (Venue Host). Tại Venue Host, sự kiện được setup và dàn dựng không gian như các chương trình bình thường. Đây là nơi tập trung đông người nên cần có thiết bị âm thanh ánh sáng với mức độ phù hợp và màn hình lớn như màn chiếu hoặc màn led nhiều kích cỡ. Venue Host – sẽ là trung tâm để điều hành sự kiện Hybird.
- Các đầu cầu kết nối với Venue Host qua nền tảng trực tuyến như Webinar, Livestreaming, Video conference… Đầu cầu này có thể được tổ chức với quy mô như Venue host hoặc chỉ đơn giản là các cá nhân.
- Sự kiện được diễn ra bình thường và các đầu cầu tương tác với Venue Host trong thời gian thực.
- Tùy theo tính chất, đối tượng của sự kiện để có thể có các lựa chọn phù hợp và tối ưu:
+ Venue Host và các đầu cầu có thể tương tác qua lại, trao đổi, gửi thông tin với nhiều tính năng phù hợp hội thảo, hội nghị – Meeting Online
+ Venue Host truyền tín hiệu cho các đầu cầu đóng vai trò khán giả, sự kiện mở và mong muốn thu hút được nhiều người xem – Live Stream
+ Venue Host và các đầu cầu tương tác qua lại nhưng trong giới hạn nhất định, người tham gia online phải được cấp quyền truy cập – Webinar
Những lợi ích & tính ưu việt của Sự kiện Hybrid
- Tăng phạm vi tiếp cận và thu hút nhiều người tham dự hơn. Đặc biệt, đây là giải pháp tối ưu trong thời điểm dịch bệnh Covid 19 đang hoành hành. Việc tổ chức sự kiện đông người tại 1 địa điểm gần như là không thể, sự kiện Hybrid có thể giúp cho việc tổ chức trở nên khả thi hơn nhờ giới hạn số lượng người có mặt cùng nhau tại 1 địa điểm nhưng lại kết nối được nhiều điểm cầu tại bất cứ nơi đâu.
- Tính tương tác cao hơn với người tham gia so với sự kiện truyền thống do người tham gia online có thể nói chuyện, thích, chia sẻ, bình luận và kết nối được những người tham dự trực tiếp và những người trên mạng.
- Giảm thiểu chi phí và rủi ro khi di chuyển trên diện rộng giữa các tỉnh thành vùng lãnh thổ hoặc các quốc gia. Khi ngân sách bị hạn chế, các sự kiện Hybrid là cách tối ưu để thu hẹp khoảng cách giữa chi phí và kết quả, cho cả người tham dự và đơn vị tổ chức.
- Cợ hội tài trợ mạnh mẽ hơn cho sự kiện. 72% các nhà tài trợ doanh nghiệp quan tâm đến việc tham gia vào một sự kiện Hybrid bởi họ có thể tiếp cận hiệu quả cả 2 đối tượng trực tiếp và trực tuyến.
- Tính linh hoạt và giải quyết nhu cầu thay đổi của người tham dự trong chương trình. Trong một sự kiện truyền thống, việc tất cả những người quan trọng đều phải có mặt và thực tế, đơn vị tổ chức phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như: sự rủi ro về việc người tham dự tới hay không tới, tính an ninh an toàn cho sự kiện có nhiều người tham gia… Sự kiện Hybrid sẽ khắc phục và giảm tải phần nào những hạn chế đó.
Chính nhờ thừa hưởng những ưu điểm tuyệt vời của sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến mà sự kiện trực tuyến kết hợp Hybrid đang ngày càng trở nên phổ biến. Các đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm bắt được xu hướng công nghệ này để có thể làm phong phú thêm giải pháp cho khách hàng của mình.
Vega Production – đơn vị cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.
Công ty TNHH Vega Production
Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008
Email: admin@vegavietnam.com
Website: https://hoinghionline.com/