Như các bạn đã biết hội nghị trực tuyến đang phát triển một cách bùng nổ trong thời điểm hiện nay do yếu tố khách quan từ sự thúc đẩy của đại dịch Covid 19. Việc tổ chức một hội nghị trực tuyến đang dần trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, trong bài viết này Vega Productions sẽ phân tích 5 sai lầm thường gặp khi tổ chức một hội nghị trực tuyến.
- Lựa chọn sai giải pháp:
Đây là sai lầm thường gặp nhất khi tổ chức một hội nghị trực tuyến. Việc lựa chọn đúng giải pháp là vô cùng quan trọng vì từ đó bạn có thể quyết định cách thức mà mọi người có thể tham gia hoặc kết nối.
Các giải pháp thường gặp:
– Meeting Online (Video Conference): là cuộc họp mà những người tham gia đóng vai trò Participles. Mọi người có khả năng tương tác và được khuyến khích tương tác với nhau.
Thường có quy mô nhỏ khoảng vài người đến vài chục người.
Đa phần mọi người sẽ sử dụng thiết bị kết nối cá nhân như Laptop, Máy tính bảng, điện thoại… để tham gia cuộc họp
VD: Zoom Meeting, Microsoft Team là nền tảng phù hợp với lựa chọn này.
- Webinar: là cuộc họp diễn ra trên nền tảng Web, người tham gia có thể đóng cả vai trò Participles và Attention. Việc tương tác sẽ hạn chế hơn vì tính chất cuộc họp này là để truyền tải thông tin từ Host – người tổ chức.
Thường người tham gia sẽ tham gia bằng hình thức hỏi đáp Q&A
Quy mô có thể lên tới vài trăm người
Các giải pháp này đòi hỏi sử dụng những tài khoản chuyên nghiệp – Business của các nền tảng như Zoom, Microsoft team để quản trị và điều hành.
- Livestream:
Là hình thức tương tác mà người tham gia đóng vai trò Attention, có ít khả năng tương tác hơn với Host.
Thường sử dụng để ra mắt, giới thiệu sản phẩm hoặc để thuyết trình….
Livestream sử dụng nền tảng là các mạng xã hội như: Instagram, Facebook, Youtube…
- Hạ tầng mạng:
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng khi chuẩn bị một hội nghị trực tuyến. Hạ tầng mạng sẽ quyết định tốc độ và độ trễ của chương trình giữa các điểm cầu.
Bạn nên lựa chọn hạ tầng mạng có dây với băng thông thấp nhất là 20mbs để có thể đảm bảo tốc độ ổn định.
Mạng sử dụng cho hội nghị trực tuyến không được share với các tài khoản khác để tránh bị hack hoặc chiếm dụng băng thông mạng.
- Thiết bị:
Do bản chất là tương tác trực tuyến qua màn hình và âm thanh nên phần thiết bị đóng vai trò rất quan trọng.
Đặc biệt là âm thanh: nếu sử dụng hệ thống âm thanh bên ngoài, hãy chắc chắn có sound card nối giữa laptop – Host và hệ thống âm thanh để đảm bảo đường âm thanh vào và ra luôn được kiểm soát. Việc này sẽ tránh hiện tượng Circle Delay trong âm thanh – hiện tượng này xảy ra khi microphone của Laptop sử dụng để họp trực tuyến thu được cả âm thanh từ chính người tham gia và âm thanh từ hội trường tạo ra một vòng lặp.
- Nhân sự:
Một sai lầm thường gặp nữa là không chuẩn bị và trang bị kiến thức nền về công nghệ cho nhân sự tham gia cuộc họp.
Với hội nghị trực tuyến yêu cầu đơn giản, mọi người sử dụng thiết bị cá nhân để tham dự thì không vấn đề nhưng khi yêu cầu phức tạp cần phải chuẩn bị nhân sự mạnh về IT để có thể hỗ trợ các đầu cầu kết nối với đảm bảo hội nghị được diễn ra thông suốt.
Việc đảm bảo mọi người được trang bị kiến thức nền là cần thiết để tránh sai sót không đáng có trong quá trình diễn ra hội nghị trực tuyến.
Kiến thức nền tối thiểu:
- Sử dụng thành thạo bộ Office
- Cài đặt và đăng ký tài khoản của các ứng dụng Meeting Online như Zoom, Microsoft team
- Cấu hình máy tính và các thiết bị ngoại vi như Webcam, microphone, headset gắn vào nó.
- Không đặt ra các quy tắc:
Yếu tố cuối cùng mà nhiều người hay mắc phải là không đặt ra các bộ quy tắc cho người tham dự cuộc họp.
Do yếu tố thời gian thực và các đầu cầu đều có thể tương tác với nhau (Tùy theo cấu hình của cuộc họp) nên việc đặt ra các nguyên tắc là vô cùng cần thiết để tránh ảnh hưởng đến chương trình.
Các quy tắc thường là:
- Yêu cầu thành viên tham gia có mặt đúng giờ
- Yêu cầu về tác phong, thái độ khi tham gia cuộc họp
- Yêu cầu về kĩ thuật (nếu có)
Và rất nhiều yêu cầu, nguyên tắc khác tuỳ thuộc vào tính chất của chương trình.
Vega Productions – Nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.
Công ty TNHH Vega Production
Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008
Email: admin@vegavietnam.com